Organisationsentwicklung

Ein permanenter Prozess von Entwicklung auf allen Ebenen

Was ist eigentlich Organisationsentwicklung?

Eine Organisation entwickelt sich stetig weiter, da sich die Herausforderungen von ausserhalb und in der Organisation immer wieder verändern. Die Organisationsentwicklung, auch OE genannt, ist die Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Reflexion von Veränderungsprozessen in einer Organisation. Ziel ist stets eine Verbesserung, wobei sich diese z.B. auf die Zusammenarbeit, die Struktur in der Organisation oder auch auf Arbeitsabläufe beziehen kann. 

Drei Ebenen in einer Organisation

In der Organisationsentwicklung werden drei Ebenen unterschieden. Es ist zum einen die Organisation als ganzes Gebilde. Die Unternehmung, der Betrieb oder die Institution ist gewachsen und braucht Werte, die für die ganze Organisation gelten. Die Entwicklung z.B. eines Leitbildes kann ein Prozess sein, der durch eine externe Organisationsberaterin  in der Organisationsentwicklung begleitet wird. Wichtig ist bei einem Projekt auf dieser Ebene, dass die Menschen in der Organisation einbezogen werden in die Erarbeitung von Leitthemen oder Werten für die Organisation. Nur wenn die Mitarbeitenden mitgedacht und mitgestaltet haben, können die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit auch umgesetzt werden. Wer beteiligt ist an einem Prozess, identifiziert sich mit dem Projekt und auch mit der Organisation. Er ist gerne bereit, die neuen Leitsätze zu leben und mitzutragen. 

Eine weitere Ebene der Organisationsentwicklung sind also die Menschen in der Organisation. Dazu gehören alle, die mitarbeiten, von der Geschäftsleitung, über alle Vorgesetzten bis hin zu allen Mitarbeitenden in jeder Abteilung. Alle möchten sich identifizieren mit der Organisation und dazugehören. Die Menschen können als das wichtigste Kapital einer Organisation betrachtet werden. In der Organisationsentwicklung geht man davon aus, dass eine Veränderung in einem System nur durch und in den Menschen vor sich gehen kann. Die Betroffenen werden zu Beteiligten gemacht. Die Mitglieder einer Organisation werden also mit einbezogen in Projekte und Veränderungsprozesse, wie oben beschrieben im Beispiel Leitbildentwicklung. Auf dieser Ebene sind die Menschen als Person gemeint. Inhalt von Beratungen können z.B. Konflikte sein oder die Entwicklung eines Teams, aber auch die Erarbeitung von Kommunikationsregeln für eine gute Zusammenarbeit kann das Thema sein. 

Die dritte Ebene sind die Strukturen und Prozesse. Dazu gehören Fragen wie z.B.: Wie ist die Organisation aufgebaut? Wer führt wen? Wie laufen Informationsprozesse? Wie laufen Aufträge genau ab? Es geht also auch um die Menschen in der Organisation, auf dieser Ebene jedoch um ihre Rollen in der Organisation, z.B. Leiter eines Teams oder einer Abteilung. Ein klassisches Beispiel für eine Organisationsentwicklung ist eine Umstrukturierung.
Die drei Ebenen beeinflussen sich gegenseitig. Keine Ebene funktioniert ohne die anderen. Bei der Organisationsentwicklung sind also stets alle Ebenen mehr oder weniger betroffen. 

Betroffene werden zu Beteiligten

Manchmal ist ein Veränderungsprozess noch nicht ganz abgeschlossen und bereits beginnt ein neuer. Das führt dazu, dass Mitarbeitende zuweilen überfordert sind und es müde sind, immer wieder Neuerungen umzusetzen. Gerade dann, wenn neue Abläufe oder Regelungen eingeführt werden, ohne, dass die Angestellten einer Organisation daran mitwirken konnten, sehen sie den Sinn dahinter nicht und arbeiten weiter wie bis anhin. Das heisst, sie setzen die beschlossenen Neuerungen nicht um. Das führt zum Scheitern des Veränderungsprozesses. Dem kann entgegen gewirkt werden, indem die Betroffenen mitarbeiten können an den Veränderungen. Das heisst, sie werden befragt, können in Workshops mitdenken und mitgestalten. Sie sind auf dem Laufenden, was vor sich geht, können es einordnen und können sich daran gewöhnen. Weil sie sich mit den Inhalten befasst haben, können sie neue Kommunikationsregeln oder neue Leitsätze für die Organisation viel besser umsetzen und mittragen. Sie sind ohnehin betroffen von den Neuerungen. Wenn sie also auch daran mitwirken konnten, beteiligt waren beim Erarbeiten, gelingt ein Veränderungsprozess viel eher. Das ist motivierend für die tägliche Arbeit und ist auch förderlich für eine gesunde Organisationsentwicklung. Von grosser Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die Vorbildrolle der Führungspersonen. Sie müssen die neuen Regelungen vertreten und umsetzen. Sie sollten, wenn immer möglich, dahinter stehen und glaubwürdig dafür einstehen. Sie geben die Informationen an ihre Untergebenen weiter und stehen für die Einhaltung der neuen Kommunikationsregeln ein. 

Organisationsentwicklung - Veränderungsprozesse planen und überprüfen

Das Gelingen eines Veränderungsprozesses bedingt auch eine sorgfältige Planung. Dafür lohnt es sich, eine professionelle Beraterin zu engagieren. Mithilfe der externen Fachperson wird sichergestellt, dass an alle wichtigen Aspekte gedacht wird und, dass alle Betroffenen mit einbezogen werden. Es ist kostengünstiger und einfacher, zu Beginn eines Prozesses genau zu überdenken, was das Ziel ist, wie vorgegangen werden kann und welcher Weg der beste ist. Vor allem bei grösseren Projekten lohnt es sich auch, während des Projektes zu reflektieren, wie es bisher gelaufen ist, ob die gesteckten Ziele erreicht worden sind und welche Änderungen am weiteren Vorgehen vorzunehmen sind. Schnellschüsse sind im Projektmanagement nicht zu empfehlen. Sie kosten zu viel Zeit, Kraft und häufig auch Geld und schaden der Organisationsentwicklung. Wenn trotz guter Planung Fehler passieren, ist es wichtig, daraus zu lernen, ohne Schuldige zu bestrafen. Vielleicht war es eine wichtige Lektion, die auf dem Weg gelernt werden musste. 
Nach Beenden eines Veränderungsprozesses sollte überprüft werden, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden. Wenn z.B. die neuen Kommunikationsregeln oder die neuen Abläufe in der Vertragsabwicklung nicht von allen Mitarbeitenden umgesetzt werden, kann es sein, dass sie mit der Zeit immer weniger gelebt werden und das System träge machen. Das heisst, dass wieder oder immer noch die alten Abläufe gelebt werden. Es lohnt sich also auch einige Monate nach Abschluss des Prozesses nochmals mit den Beteiligten hinzuschauen, ob sich die neuen Regelungen bewährt haben. Gegebenenfalls können dann noch Verbesserungen vorgenommen werden. Sollten die Ziele nicht erreicht worden oder die Abweichungen gross sein, lohnt sich eine Analyse, weshalb dies so ist. Das ist besser, als ein neues Veränderungsprojekt zu starten mit einem anderen Ziel. Der Aufwand für neue Veränderungsprozesse ist grösser als der Aufwand, einen Prozess zu einem guten Ende zu führen und zu überprüfen, auch wenn dies zuweilen einige Monate länger dauert als ursprünglich geplant war. Wichtig bei allem Planen und Reflektieren ist eine geeignete Informationspolitik. Es sollte für die Mitarbeitenden einer Organisation stets transparent sein, wo ein Projekt steht und welches die nächsten geplanten Schritte sind. So ist die Gefahr eines Versandens der Bestrebungen weniger gross und die Erfolgsaussichten steigen.
Um an all diese wichtigen Aspekte zu denken, lohnt es sich, eine professionelle Beraterin für Organisationsentwicklung beizuziehen. Mit ihrem Expertenwissen und dem neutralen Blick von aussen, gelingt eine erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen leichter und besser. 

Organisationsentwicklung mit Unterstützung einer professionellen Beraterin

Zahlreiche Beraterinnen und Berater, die Organisationsentwicklung anbieten, sind Mitglied im Berufsverband für Coaching, Supervision und Organisationsberatung (bso). Dieser Schweizerische Verband hat Qualitätskriterien formuliert für die Weiterbildung sowie die aktive Mitgliedschaft, welche die Mitglieder erfüllen müssen, um den Titel bso zu tragen. Es ist empfehlenswert, eine professionelle Beraterin zu wählen, die diesen Kriterien entspricht.