Organisationsberatung

Gute Lösungen für komplexe Situationen

Mitarbeitende als wichtigstes Kapital einer Organisation

Es gibt immer verschiedene Möglichkeiten, ein Problem zu lösen. Das gilt auch für Organisationen, die sich in einem immer anspruchsvolleren Umfeld behaupten wollen. Unabhängig von den Entscheidungen, die getroffen werden sollten und den Aufgaben, die anstehen, sind die Menschen in einem Betrieb, in einer Institution das wichtigste Kapital, daher ist die Organisationsberatung so wichtig. Ihr Engagement, ihr Einsatzwille und ihre Kreativität entscheiden welchen Weg eine Organisation geht. So ist z.B. die Bearbeitung von Konflikten zwischen Abteilungen und zwischen Mitarbeitenden wichtig und kann Anlass sein für eine Organisationsberatung. Diese externe Unterstützung klärt Interessen, Ziele und Emotionen der Beteiligten. Optimal ist es, wenn eine Win-Win Situation erreicht wird, dass heisst, dass alle Beteiligten gewinnen. So fühlen sich alle ernst genommen und können voller Kraft weiterarbeiten. Das wirkt entlastend und Stress mindernd auf alle Mitarbeitenden im Betrieb. Wenn alle am gleichen Strick ziehen und in die gleiche Richtung, geht’s besser vorwärts. 
Zudem kann ein offener Dialog zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden sowie zwischen verschiedenen Abteilungen angestrebt werden. Zum Beispiel kann es sehr hilfreich sein, wenn sich Verkauf und Einkauf an einen Tisch setzen und über ihre Sicht der Organisation sprechen. Da die Sichtweise naturgemäss gegensätzlich ist, geht vielen Beteiligten ein Licht auf, wenn sie die Sicht der Gegenseite hören und verstehen lernen. Daraus kann eine Kultur entstehen, in der Ideen von Mitarbeitenden aufgenommen und diskutiert werden. Jeder bringt sich ein, wie er oder sie kann. Fehler können passieren und haben keine harten Sanktionen zur Folge. Sondern sie gehören zum Leben und sind da, um daraus zu lernen. So kann sich eine Organisation weiter entwickeln und immer wieder neu ausrichten auf die aktuellen Herausforderungen. Sie ist flexibel und kreativ. 

Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen

Ein häufiger Ansatzpunkt der Organisationsberatung sind Unstimmigkeiten bei der Aufteilung von Zuständigkeiten. Zum Beispiel: Wer ist zuständig für Reklamationen? Wie läuft der Prozess genau ab? Wer behält ihn im Auge und ist im Dialog mit dem reklamierenden Kunden? Das sind Fragen, die es zu klären gilt. Gerade in einer kleinen Unternehmung, die am Wachsen ist, kann dies eine grosse Herausforderung sein. Bisher waren es eine Handvoll Mitarbeitende, die „alles“ wussten. Nun, da der Umsatz wächst, wird die Arbeit auf mehr Menschen verteilt, das heisst jeder Mitarbeitende weiss über das eigene Arbeitsgebiet Bescheid. Über Informationen zu anderen Arbeitsgebieten verfügt er nicht automatisch. Es muss also klar definiert werden, wer was macht und wer dafür die Verantwortung trägt. Zudem muss geklärt werden, welche Informationen wie fliessen. Das ist ein Prozess, der viel Aufmerksamkeit verlangt und auch eine Überprüfung, ob sich die vereinbarte Verteilung der Kompetenzen auch bewährt. Eine Organisationsberaterin kann den Betrieb unterstützen im Erstellen einer Analyse und auch beim Optimieren von Prozessen. Sie kann Pflichtenhefte oder Stellenbeschreibungen erarbeiten. Später kommt sie zum Zuge, um die Aufgabenverteilung zu überprüfen und zu optimieren. 

Organisationsberatung - Kompetente Führungspersonen sind wichtig

Gerade in kleinen Organisationen stellt sich oft die Frage, wer Mitarbeitende führt, Mitarbeitergespräche durchführt und die Verantwortung trägt. Gibt es bereits eine Geschäftsleitung, die aus mehreren Personen besteht oder führt der Gründer bzw. die Gründerin der Organisation alle Mitarbeitenden selber? Welche Abteilungen werden gebildet und wer führt sie? Welche Kompetenzen haben diese Abteilungsleitungen? Das sind oft konfliktgeladene Fragen. Das Loslassen und Delegieren von Kompetenzen ist für manch eine Führungsperson schwierig. Wer jahrelang eine Firma geführt hat, muss lernen, sich auf andere Menschen zu verlassen, ihnen zu vertrauen und sie aufzubauen, auch wenn sie manchmal andere Entscheidungen treffen, als sie selber es tun würden. 
Das Entwickeln von Abteilungsleitungen ist eine Herausforderung. Oft sind es Männer und Frauen, die zum ersten Mal eine Führungsfunktion übernehmen. Manchmal steigen sie auf vom Status eines Mitarbeitenden zur Abteilungsleitung. Dies ist ein grösserer Schritt als allgemein angenommen. Eine Führungsperson hat eine andere Rolle und viel mehr Verantwortung. Sie weiss mehr über die Ziele der Firma und hat mehr den Überblick. Dem Kollegenkreis von Gleichgestellten gehört sie nicht mehr an. Sie muss sich neu orientieren und neue Vertrauenspersonen finden in der Organisation. In der ersten Zeit der Führungsrolle lohnt sich ein Führungscoaching, um den Einstieg in die neue Rolle leichter zu gestalten. Eine Weiterbildung in Führung ist auch empfehlenswert. So werden die Kompetenzen und Fähigkeiten nachhaltig aufgebaut, damit eine erfolgreiche Führungsarbeit im Alltag gelingt. Wer kompetent führt, wirkt glaubwürdig und wird von den Mitarbeitenden ernst genommen.

Begleitung in Veränderungsprozessen

Die Herausforderungen an Organisationen verändern sich laufend. Häufig sind Veränderungen eher unfreiwillig oder kommen rascher als erwartet, z.B. wenn die Konkurrenz stark wächst, wenn sich ein Generationenwechsel abzeichnet oder wenn ein Betrieb umorganisiert werden muss, um Kosten zu sparen. Dann ist eine professionelle Unterstützung durch eine externe Organisationsberaterin sehr hilfreich. Sie unterstützt die Menschen im Umgang mit den Veränderungen und bringt ihr eigenes Expertenwissen mit ein, um einen Veränderungsprozess zu erleichtern. 

Zu Beginn der Beratung kann eine Analyse aufzeigen, wie die aktuelle Situation aussieht. Es können zum Beispiel Interviews geführt werden mit Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Daraus werden mögliche Massnahmen erarbeitet. In Zusammenarbeit mit dem Führungsteam oder der Geschäftsleitung können gezielte Schritte beschlossen werden, die dann umgesetzt werden. Eine umsichtige Begleitung des Prozesses sichert eine erfolgreiche Einführung der Massnahmen. Veränderungen brauchen Zeit, da die Menschen in Organisationen sich an das Neue gewöhnen und ihr Vertrauen aufbauen möchten. Es lohnt sich, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen wie man so schön sagt, dies ist ein Teil der Organisationsberatung. Wer mitdenken und mitgestalten kann, identifiziert sich mehr mit dem Neuen und ist motivierter bei der Arbeit. Die Veränderung ist auch weniger anstrengend und stressend, da ein Mensch mehr darüber weiss, was und weshalb etwas geschieht. Zum Beispiel gibt es auch in kleineren Betrieben die Möglichkeit einen Zukunftsworkshop durchzuführen, bei dem alle Mitarbeitenden mitmachen können. Je nach Grösse des Betriebes werden diese Workshops in Gruppen durchgeführt. Ziel ist es, die Ideen und Ansichten der Beteiligten abzuholen und sie zu stärken in ihrer Innovationskraft und in ihrem Engagement für die Organisation. Das erhöht die Loyalität in der Organisation und die Bereitschaft, sich für seine Aufgaben einzusetzen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch das Thema Belastung und Stress von Mitarbeitenden. Es lohnt sich, stets im Dialog zu bleiben mit den Mitarbeitenden, so dass Überlastungen und auch Konflikte rasch bemerkt werden. Oftmals lässt sich im Gespräch herauskristallisieren, wo die Ursachen des Stresses liegen, daher ist eine Organisationsberatung auch sinnvoll. Entsprechende Massnahmen können dann vereinbart und umgesetzt werden. Gesunde Menschen können ihre Leistungsfähigkeit besser ausschöpfen und sich weiterentwickeln. Das bringt jeder Organisation langfristig mehr Erfolg, auch wenn es aufwendig sein kann, Stressprävention zu betreiben und aufmerksam zu sein. Eine mögliche Unterstützungsmassnahme kann ein Coaching bei einer professionellen Beraterin sein. In Beratungssitzungen kann genau eruiert werden, was einen Menschen besonders belastet und wie er oder sie dem entgegenwirken kann. Es gibt ein breites Spektrum von Stressoren, also Ursachen von Stress. Ebenso viele Instrumente zum besseren Umgang mit Stress oder dessen Abbau sind einsetzbar.

Organisationsberatung durch eine professionelle Beraterin

In der Schweiz sind viele Organisationsberaterinnen und –berater im Berufsverband für Coaching, Supervision und Organisationsberatung (bso) organisiert. Sie erfüllen die definierten Qualitätskriterien des Verbandes und verfügen über eine anerkannte Weiterbildung in diesem Bereich. Es lohnt sich darauf zu achten, eine ausgewiesene Fachperson die Organisationsberatung durchführen zu lassen.